Facturación Electrónica en Costa Rica - Factun

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Todo lo que necesita saber sobre la facturación electrónica en Costa Rica

La facturación electrónica llegó a Costa Rica. Durante el 2018, los sectores económicos empezaron a implementar la emisión de comprobantes electrónicos.

Aunque el uso es de carácter obligatorio, poco a poco se vio como una oportunidad de innovar en los negocios, ya que, facturar electrónicamente, significa ahorro de dinero y tiempo. Los clientes siempre agradecerán un servicio eficiente. Dos términos que fácilmente se pueden asociar a la facturación electrónica.

El 20 de septiembre de 2017, la Gaceta hizo público las fechas de inicio de la facturación electrónica en Costa Rica. Paulatinamente, los distintos sectores empezarían a implementar este método durante 2018, según lo establecido por Hacienda.

Las personas que no fueron abarcadas en el calendario inicial, sí fueron contempladas dentro de un calendario posterior, el cual se estableció según los últimos dígitos de la cédula.

De manera que las personas cuyo último dígito de su cédula fuera 1, 2, o 3, iniciaron a facturar electrónicamente el 01 de septiembre. Las personas cuyo último dígito de su cédula fuera 4, 5 o 6, le corresponde hacer lo propio a partir del 01 de octubre.

Pese a su condición obligatoria, la facturación electrónica debe verse como una oportunidad. El crecimiento empresarial va siempre de la mano con la innovación. Y utilizar las herramientas que nos ofrecen las nuevas tecnologías, es sin duda una de las elecciones más sensatas y apremiantes. A continuación, abordaremos a detalle todo lo que necesita saber sobre la emisión de comprobantes electrónicos.

Comprobantes electrónicos y provisionales

Ambos están destinados a ayudar al contribuyente, a la Dirección General de Tributación y al cliente de las empresas que utilizan este sistema de facturación. El comprobante electrónico tiene efecto para todos los trámites tributarios, siempre que cumpla con todos los requerimientos legales.

Los comprobantes deben contar con métodos de seguridad. Entre esas alternativas para la protección de sus datos, se encuentra la llave criptográfica. Esta se puede generar gratuitamente desde el sitio web de la Administración tributaria. O si lo prefiere, puede solicitar al Banco Central una firma digital o un sello de seguridad.

De igual modo, los comprobantes provisionales fungen como un método de contingencia en caso de que el sistema de facturación falle. Para que esta función sea válida, debe asegurarse de colocar en la parte superior el distintivo “Comprobante provisional” y en la parte inferior debe definirse que “Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo que no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”.

Le recomiendo ahondar en el tema, pues conocer las posibilidades que surgen con la facturación electrónica es indispensable para aprovechar al máximo su utilidad. Por ese motivo, le invito a leer el siguiente post: ¿Qué son los comprobantes electrónicos y provisionales?

Diferencia entre facturación electrónica y facturación digital

La mayor diferencia radica en su utilidad. La factura digital es la que comúnmente se entrega en supermercados o centros comerciales. Su función se limita a la simple notificación de compras. Y para ser honestos, en muchas ocasiones, este pequeño papel tiende a quedarse en el fondo de la cesta de la basura.

En cambio, la facturación electrónica posee formato XML, un formato universal destinado para los documentos y datos generados en Internet. Su estructura es legible para los sistemas informáticos y permite que las entidades competentes –en este caso el Ministerio de Hacienda en Costa Rica– validen la información emitida por el comercio. De ese modo, la facturación electrónica no solo funciona como un comprobante de venta, sino que también adquiere valor fiscal y contable.

Entre las principales ventajas se encuentran:

  • Mayor fiabilidad en el proceso de compra – venta al contar con una firma digital que asegura la integridad del documento y la autenticidad del emisor.
  • Facilita los procesos de auditoría al optimizar el tiempo invertido en la búsqueda de la información fiscal.

Si quiere conocer más beneficios que trae consigo la facturación electrónica, le invito a leer: 5 datos para conocer la diferencia entre la factura electrónica y digital.

¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir una factura electrónica?

El Ministerio de Hacienda dejó en claro que los tributarios son los únicos responsables de emitir los comprobantes electrónicos de forma adecuada, lo que significa que son ellos mismos quienes deben asegurarse que la solución seleccionada cumpla con los requerimientos solicitados por la propia entidad.

Incluso, el fallo del facturador gratuito de Hacienda no será excusa para no emitir una factura. Una situación que podría llevarlo a pensar en utilizar un servicio de pago, pues los errores en ese sistema son comunes; pero lo abordaremos a su tiempo.

Antes, debe estar al tanto de todos los requerimientos solicitados para empezar a facturar electrónicamente. Como usuario, debe cumplir con el proceso que le permitirá facturar y enviar los datos al Ministerio de Hacienda:

  • Inscribirse como contribuyente ante Hacienda.
  • Registrarse como emisor – receptor.
  • Adquirir la Llave criptográfica.

La factura electrónica como tal, también debe cumplir sus propios criterios. Entre ellos se encuentran: numeración consecutiva, clave numérica, condiciones de la venta o servicio, identificación del contribuyente, entre otros. Si quiere conocer más al respecto, le invito a leer el post Requisitos que debe tener una factura electrónica en Costa Rica.

¿Cómo obtener la llave criptográfica?

Recuerde, para obtener la llave criptográfica debe ser emisor – receptor de facturas electrónicas. Si desea saber cómo ser uno, le invito a que lo descubra en este post: ¿Cómo obtener la llave criptográfica?

Una vez completado el proceso para facturar electrónicamente, debe ingresar nuevamente al sitio web del Ministerio de Hacienda y dirigirse al ATV. Ahí deberá proporcionar su número de cédula, contraseña y tarjeta virtual para completar los campos requeridos.

En la parte superior de la interfaz se encuentra la opción “Comprobantes electrónicos”. Ingrese y luego seleccione “Llave criptográfica”. Brinde su PIN de cuatro dígitos en el campo definido para ello y luego seleccione generar.

Una vez completado este proceso, descargue el certificado con la llave criptográfica. Deberá seleccionar la ruta en la que desea guardarlo (bien sea en una carpeta o en el escritorio de su computadora). Facilite nuevamente su PIN y elija “Marcar esta clave como exportable (…) e incluir todas las propiedades extendidas”.

Y ahí lo tiene. De esta forma tendrá su llave criptográfica lista para empezar su facturación electrónica con total tranquilidad.

Recepción y emisión de documentos electrónicos

¿Es el momento de facturar, pero existen algunos conceptos con los que aún no está familiarizado? Descuide, estamos para ayudarle. Es importante aclarar conceptos fundamentales para evitar inconvenientes al momento de facturar.

¿Qué es un emisor – receptor electrónico y receptor – no emisor?

Un emisor – receptor no es más que la persona física o jurídica autorizada por la Administración tributaria para emitir facturas electrónicas. Por otra parte, el receptor – no emisor es aquel que únicamente recibe el comprobante de su compra, y, por ende, no está autorizado para vender en el territorio nacional. Dentro de esa categoría se incluyen las instituciones que conforman a la administración pública.

Es importante hacer de su conocimiento que uno de los deberes del receptor, es enviar los archivos XML de aceptación o rechazo de los comprobantes electrónicos para su pertinente evaluación. El tiempo estipulado para cumplir con el procedimiento es de 8 días.

Si está interesado en conocer qué debe incluir en el XML antes de enviarlo y qué pasa si es rechazado, le invito a leer ¿cómo funciona la recepción y emisión de documentos electrónicos?

Facturación electrónica para profesionales

Recuerde, no solo los comercios están obligados a facturar electrónicamente. Con el segundo calendario adecuado al último dígito de la cédula, también se cubre a los profesionales independientes, quienes deben implementar el método sin excepción.

Al ofrecer un servicio como profesional, podrá hacerse con un software e instalarlo en su ordenador o laptop y conectarse con los servidores del Ministerio de Hacienda.

La recomendación que le damos es que utilice los servicios de una compañía que haya desarrollado un software de facturación electrónica, porque la solución gratuita de Hacienda a la larga termina siendo más costosa.

Esto último debido a la compleja y poca intuitiva interfaz; además de los constantes inconvenientes reportados por los mismos usuarios. El consejo es que no se arriesgue con un tema tan delicado como este. Las soluciones presentes en el mercado poseen precios moderados y ajustables a sus necesidades.

Datos que debe tomar en cuenta en su factura electrónica

  • Nombre o razón social.
  • Nombre del comercio.
  • Provincia.
  • Cantón.
  • Identificación.
  • Número de cajas (en caso de tener varias).

Datos del receptor

  • Identificación.
  • Nombre.
  • Razón social.
  • Teléfono
  • Correo electrónico.

Facturación electrónica en procesos tributarios

Pagar impuestos: una de las obligaciones fiscales más importantes para las empresas y profesionales independientes en Costa Rica.

Una declaración de impuestos significa revisar, calcular, ordenar y cargar centenares de facturas impresas. Sin duda, es un proceso al que se le invierte demasiado tiempo.

Pero eso es cosa del pasado. Con la facturación electrónica, este proceso puede realizarse desde cualquier computadora con acceso a Internet. No requiere de instalar ningún programa, ya que el proceso se realiza desde el sitio web de la Administración Tributaria (ATV).

En esencia, esto significa ahorrar tiempo, recursos y dinero. Con un software de facturación electrónica, facilita el pago de impuestos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. El proceso es mucho más confiable y seguro gracias a todos los parámetros establecidos por Hacienda.

Con este método, se evitará hacer aquellas engorrosas filas que ponen a prueba la paciencia del más meditabundo. Ahora usted tiene la facilidad de realizar sus gestiones en cualquier instante y en el día que más le parezca. Podrá tener una mejor gestión de su tiempo y un mejor control de su giro de negocio. Lo único que necesita es una computadora y  acceso a Internet.

Debido a la obligatoriedad de la factura electrónica, es importante que lea todo lo posible sobre la facturación electrónica en el proceso de tributación de Costa Rica.

¿Es posible revertir una factura electrónica?

¿Puedo revertir una factura electrónica? Esta es una de las preguntas más frecuentes entre los usuarios nuevos del nuevo sistema de facturación. La realidad es que los comprobantes emitidos no pueden anularse, modificarse o revertirse; al menos no de manera directa.

Entonces, ¿qué pasa si se envía una factura con errores importantes? Para esos casos existen las notas de crédito y débito electrónica.

Las notas de crédito se emplean cuando se requiere aplicar una disminución en el monto facturado. Generalmente se utilizan cuando se aplica una bonificación, descuento o devolución del producto.

Por otra parte, las notas de débito electrónica se implementan cuando existe un aumento en el saldo plasmado en la factura inicial. Es aplicable en situaciones en las que hubo un error en el monto facturado por cualquier circunstancia que signifique un incremento en el saldo.

Si tiene dudas sobre qué hacer en caso de que su factura electrónica tenga un problema de digitación, le invito a conocer la alternativa en casos como esos. Solo de clic en este enlace: ¿Se puede revertir una factura electrónica?

¿Qué conlleva no facturar electrónicamente?

Debido a que su implementación es obligatoria, existen multas para aquellas personas que incumplan con su uso. Recuerde que existe un calendario que estipula por sector el momento en el que su uso será exigido.

Los que incumplan con el tiempo establecido deberán pagar multas económicas. Por ejemplo, no presentar a tiempo los comprobantes electrónicos supone una multa mayor a los ¢ 800 mil.

Si los documentos poseen información incompleta, el emisor será sancionado con aproximados ¢ 213 mil. La ley también contempla otros motivos de sanción como omitir declaraciones tributarias, incumplimiento en el suministro de información y, finalmente, la no emisión de facturas en su totalidad. Esto último puede significar el cierre de su negocio.

Analice a detalle las multas estipuladas al no facturar electrónicamente en este post: ¿Qué multas puede recibir al no implementar la factura electrónica en tiempos establecidos?

Usar o no el software gratuito del Ministerio de Hacienda

Lo barato sale caro” afirma sabiamente el dicho. Ahora, ¿se imagina la promesa de una herramienta gratuita? No todo lo que brilla es oro.

En principio, es importante destacar que nada es gratis en esta vida. Recuerde que usted es un contribuyente y paga sus impuestos con los que se les brinda servicios específicos.  

Aclarado eso, le recomendamos buscar su propia solución de facturador electrónico que le brinde mayor confianza y seguridad. ¿Por qué esta afirmación? Desde el día 1 en el que se puso a disposición el facturador de Hacienda, cientos de usuarios reportaron problemas y errores al momento de realizar sus comprobantes electrónicos.

Lo primero que los usuarios sintieron, fue un severo dolor de cabeza al intentar entender la poca intuitiva interfaz. A pesar de que Hacienda emitió un manual de uso, este no facilita en nada el funcionamiento del software.

A parte de eso, para emitir una factura debe efectuar un procedimiento con al menos 7 partes. Hablamos de varios minutos para confeccionar una simple factura. Un proceso que se repite una y otra vez… desde el principio.

 

Hay dos apartados en los que puede presentarse errores:

  • Guardar en línea (error de campos vacíos).
  • Enviar XML firmado (no envía el archivo).

Otros usuarios reportaron que algunos campos solicitaban llenarlos cuando ya estaban completos, lo que impide terminar con el proceso de facturación.

 

Otros problemas reportados

  • Problemas para reconocer la contraseña hasta el punto del bloqueo del sistema.
  • Comprobantes en PDF y XML con diferentes montos.
  • Error al intentar firmar el XML.
  • Error al instalar la firma electrónica.

Tenga presente que Hacienda designó al contribuyente como responsable único de la emisión de facturas electrónicas. Por ello, es quien debe asegurarse de elegir el software y asegurarse de que funcione. No existe excusa alguna para no efectuar la facturación electrónica.

En vista de eso, debe considerar implementar un software de pago que, a largo plazo, será de mayor provecho que el sistema gratuito de Hacienda.

Adquiera más información sobre los inconvenientes del facturador de hacienda en el siguiente post: Inconvenientes en el sistema de facturación gratis de hacienda.

 

 

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