Preguntas frecuentes - Factun
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Si antes de crear una cuenta de facturación electrónica en el software de Factun necesita conocer algunos detalles, consulte las siguientes preguntas.
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De acuerdo con la Resolución DGT-R-48-2016, los sistemas de emisión de facturación electrónica como Factun deben cumplir ciertos requisitos, dentro de los cuales están: contar con la funcionalidad de enviar archivos XML a la Administración Tributaria, tener validaciones para evitar numeraciones duplicadas, no autorizar la anulación de documentos electrónicos, generar la fecha de emisión del documento electrónico de forma automatizada e inhabilitada para cambiarse, otro de los asuntos principales es garantizar un sistema seguro. Si desea conocer más información puede consultar la resolución DGT-R-48-2016 en este enlace. Resolucion Comprobantes Electronicos DGT-R-48-2016.pdf
El artículo 21 de la Resolución DGT-R-48-2016 emitida por la Dirección General de Tributación señala que responsables de emisión de facturas electrónicas pueden ofrecer servicios totalmente gratuitos, sin embargo, en la actualidad estos carecen de varias funcionalidades y sus interfaces son complejas de usar.
Una clave numérica es un grupo de 50 dígitos, que debe ser generado de manera única por cada factura, evitando su duplicación. Esta clave debe contener diversos componentes como los siguientes: código de país, día, mes, año, número de identificación, numeración consecutiva, situación del comprobante electrónico y código de seguridad.
Cantidad, precio unitario, unidad de medida, código de producto, descripción del producto o del servicio y la cantidad total de la transacción detallada en la moneda nacional o extranjera.
Conforme con lo establecido en el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y sus reformas, los contribuyentes deben conservar los comprobantes electrónicos por 5 años, pese a que tienen la obligación de enviarlos al Ministerio de Hacienda para su validación.
No, desde su laptop o computadora de escritorio únicamente deberá tener conexión a internet y acceder al portal web de Factun para generar las facturas electrónicas.
Los comprobantes electrónicos no se pueden eliminar o anular inmediatamente, y para usos contables o legales pueden reversarse a través de notas de débito o crédito electrónicas, mientras la factura original se mantiene intacta.
Para entregar de manera física una factura electrónica, esta debe tener una letra clara. Este documento también debe crearse en PDF. Su envío o impresión debe ser en el mismo momento de la transacción, si el cliente solicita la impresión del documento, hacerla efectiva.
En situaciones de emergencia, puede usar facturas pre-impresos y emitidos por entidades autorizadas por las autoridades tributarias. Estos no pueden usarse para efectos contables, por lo que una vez, superada la contingencia deberá crearse de manera electrónica y haciendo referencia a la factura provisional.
Cuando ordena la creación de una factura electrónica en su software, se genera un archivo XML, después se adjunta el archivo XML, una clave numérica y un numéro único junto a la firma digital (generada con la llave criptográfica). Finalmente el software de Facturación electrónica envía el archivo XML al software de Facturación electrónica.
Hacienda permite dos tipos de mecanismos:

Firma digital y Sello electrónico del Banco Central de Costa Rica. Llave criptográfica del Ministerio de Hacienda.

Esta última es la más utilizada debido a que los contribuyentes pueden obtenerla con facilidad desde el Portal de Administración Tributaria Virtual (ATV).